Die ideale Records-Management

Die Einrichtung eines zuverlässigen und rechtskonformen Records-Managements ist keine einfache Aufgabe. Genau deshalb werden in der Regel qualifizierte Systemverwalter damit betraut, die die nötige Erfahrung mitbringen. Auch die Entscheidung, welche Dokumente oder Inhalte als Daten deklariert und wie sie in einem Records-Management-System klassifiziert werden sollen, gestaltet sich oft recht schwierig. Dennoch erwarten wir von Anwendern, dass sie damit zurechtkommen. Wir müssen es den Benutzern aber so einfach wie möglich machen, ansonsten wird das Records-Management nicht korrekt durchgeführt – oder es wird gar nicht eingesetzt, was wahrscheinlicher ist. Durch die Ausweitung des Records- Managements über interne Systeme hinaus in die Cloud, soziale Medien und mobile Anwendungen wird die Komplexität potenziell vervielfacht. Wenn auch noch Anwender davon betroffen sind, herrscht Verwirrung und Compliance wird letztendlich vernachlässigt.