Nutzen und Vorteile der Integration von ECM- und ERP-Software

Ein ECM-System kann besonders dort eine wichtige Ergänzung zu einer bereits bestehenden ERP-Lösung darstellen, wo geschäftsrelevante Dokumente separat abgelegt und mit ERP-Datensätzen verknüpft werden sollen, um Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden zu können. Dieses Whitepaper beschreibt die Vorteile am Beispiel der Rechnungsbearbeitung.

ECM-Systeme verwalten Unternehmenswissen und machen es nutzbar: Angebote und Verträge gehören ebenso dazu wie Rechnungen, E-Mails oder ganze digitale Akten. Das Dokumentenmanagement in engeren Sinne, also die Verwaltung von Dokumenten, Versionen und Akten, ist dabei das wichtigste Einsatzfeld. Softwarelösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) hingegen dienen der Verwaltung strukturierter Daten.

Mittlerweile haben viele ERP-Systeme einige Dokumentenmanagement- und ECM-Funktionen integriert und bieten die Möglichkeit, digitale Dokumente zu verwalten und zu archivieren. Im Vergleich zu spezialisierten ECM/DMS-Lösungen sind diese im ERP integrierten ECM-Funktionen sind in der Regel weniger leistungsfähig.

Dieses Whitepaper beschreibt die Vorteile, die das Zusammenspiel beider Systeme für Anwenderunternehmen bringen kann. Dabei werden verschiedene Aufgabenstellungen in der betrieblichen Praxis dargestellt.

Am Beispielszenario der Rechnungsbearbeitung wird gezeigt, welches große Potenzial in der Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Datensätzen steckt. Transparenzgewinn, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, Beschleunigung von Prozessen, revisionssichere Archivierung, Vermeidung von Medienbrüchen und damit von Fehlerquellen sowie eine einfachere Recherche sind nur einige davon.