Prozessmanagement ist kein Selbstzweck: Das Potenzial der Prozessanalyse

Muss Prozessmanagement komplex sein? Sicherlich steckt die Implementierung und Dokumentation neuer Prozesse voller Tücken: Oft können miteinander verbundene Prozesse kaum transparent betrachtet, geschweige denn analysiert und optimiert werden. Das kostet Zeit und Geld. Aber mit der passenden Software lassen sich Betriebskosten senken, Fehler minimieren, Compliance-Vorschriften erfüllen, Audits vorbereiten und einiges mehr. Zudem können betroffene Mitarbeiter in die Dokumentation der Arbeitsschritte eingebunden werden und auf die hinterlegten Prozesse zugreifen.

Ob Compliance-Initiativen oder Prozessmodellierung, so ähnlich die Prozess-Initiativen auch sind, so sehr gleichen sich die Fehler, die dabei gemacht werden. Dabei sind es nur wenige Punkte, die beachtet werden müssen, um aus einem solchen Projekt einen Erfolg zu machen:

1. Das Know-how nicht verlieren: Prozessdokumentation und Risk Management sind Chefsache! Die Verantwortung sollte beim Unternehmen selbst bleiben.
2. Nicht gegen die Mitarbeiter: Die Mitarbeiter müssen bei der Prozessdokumentation von Anfang an in die einzelnen Arbeitsschritte eingebunden werden.
3. Quick Wins als Mehrwert mitnehmen: Bei der Prozessaufnahme lassen sich Quick Wins, also kleine Optimierungen, im gleichen Schritt gleich mit verbessern.

Anstrengungen im Zuge der Compliance sollten darüber hinaus kein Selbstzweck sein, sondern als lohnenswerte Möglichkeit dienen, umständliche Prozesse zu entwirren.