Vorteile eines elektronischen Rechnungsmanagements

Die elektronische Bearbeitung von Rechnungen – unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier im Unternehmen eintreffen – beschleunigt den gesamten Bearbeitungsprozess bis hin zur Archivierung. Außerdem ist dieser Bereich ein oft gewählter Einstiegspunkt in eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie. In diesem Whitepaper erfahren Sie, was dabei beachtet werden sollte.

Die manuelle Rechnungsbearbeitung kostet Zeit und Geld. Unternehmen, die den klassischen Versand nutzen, müssen in der Regel Kosten bis zu 4,00 Euro, in bestimmten Fällen sogar bis zu 13,00 Euro pro Rechnung einkalkulieren. Beim Empfänger liegen die Kosten je nach Firmengröße zwischen 2,00 und 30,00 Euro. Einer Studie von Capgemini zufolge können alleine diese Kosten durch elektronische Rechnungsbearbeitung um bis zu 75 Prozent reduziert werden.

Bei den Kosten schlägt vor allem die Arbeitszeit zu Buche, müssen Papierrechnungen doch erst von Hand geprüft, gegebenenfalls weitergeleitet und freigegeben werden. Rechnungen gehen zudem gerne “verloren” oder bleiben “hängen”. Dadurch ergeben sich Folgekosten wie ungenutzte Skonti oder Mahnkosten.

Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist daher ein beliebtes Einstiegsszenario bei der Umsetzung einer abteilungsweiten Digitalisierungsstrategie. Im Gegensatz zu vielen anderen Bereichen ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis in der Finanzbuchhaltung leicht zu errechnen und der ROI schnell zu erreichen. Damit steht eine fundierte Datenbasis zur Verfügung, die als Grundlage für die durchgängige elektronische Abbildung und Optimierung zahlreicher Prozesse genutzt werden kann. Was dabei beachtet werden sollte und welche Faktoren für die erfolgreiche Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung entscheidend sind, erfahren Sie in diesem Whitepaper.