Best Practices für das Dokumenten-Lifecycle-Management mit SharePoint

Microsoft SharePoint lässt sich für so zahlreiche unterschiedliche Szenarien verwenden. Am häufigsten wird es jedoch für das Arbeiten mit Dokumenten genutzt. Dabei geht es hauptsächlich darum, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten, Abläufe durch Workflows zu automatisierten und Aufbewahrungsrichtlinien einzuhalten. Die beiden letzteren Aspekte fallen auch unter den Begriff des Dokumenten-Lifecycle-Managements.

Dokumenten-Lifecycle-Management ist aus mehreren Gründen wichtig. Einer davon ist die Nutzerakzeptanz für die Plattform. Werden zahlreiche veraltete Dateien in den Suchergebnissen von SharePoint angezeigt, geht die schnell zurück. Akzeptanz bei den Nutzern ist jedoch ein Schlüsselfaktor für die Plattform: Glauben Anwender, ihre Aufgaben anderweitig effizienter erledigen zu können, weichen sie auf andere Kollaborationsplattformen aus – und umgehen dabei vielleicht sogar genehmigungspflichtige Workflows.

Das ist nicht nur aus Sicht des Datenschutzes bedenklich, auch die Rechtssicherheit leidet darunter. Ein Beispiel ist etwa, wenn Mitarbeiter für Verträge veraltete oder nicht genehmigte Vorlagen verwenden. Kommt es zu Schwierigkeiten mit dem Vertragspartner, können sich darauf erhebliche rechtliche Nachteile und ein beträchtlicher finanzieller Schaden ergeben.

In SharePoint gibt es daher diverse Aufbewahrungsregeln. Schon länger möglich ist die Vergabe von Richtlinien für Dateitypen, Seiten, In-Place Records und das Record Center. Außerdem gibt neuerdings Richtlinien zur Dokumentenlöschung. Der Nachteil von so vielen Richtlinien ist jedoch, dass sie sich gegenseitig beeinflussen können. Zudem hat jede einzelne Lösung für sich noch zusätzliche Einschränkungen und nur einen begrenzten Funktionsumfang.

In diesem deutschsprachigen Whitepaper wird erklärt, wie sich dennoch Ordnung in die eigene SharePoint-Plattform bringen lässt und wie die – bei falscher Anwendung durchaus gefährlichen – Richtlinien zur Dokumentenlöschung in der Praxis korrekt verwendet werden.